دسته بندی و پالایش نظرات و پیشنهادات
یکی از ویژگی های منحصر بفرد بسترا، امکان دسته بندی نظراتی است که بصورت متنی هستند. با این ویژگی اطمینان حاصل می کنید که هیچ یک از نظرات مشارکت کنندگان نادیده گرفته نمی شود و نظرات در بخش های مناسبی تقسیم و دسته بندی می شوند.
تدوین ارکان جهت ساز سازمان
با آنکه توصیه می شود ارکان جهت ساز (چشم انداز، ماموریت، ارزشها و اهداف کلان) توسط مدیران ارشد سازمان تهیه و نقطه شروع فرآیند تدوین استراتژی باشد، با اینحال امکاناتی برای تهیه مشارکتی ارکان نیز در نظر گرفته شده است که هر سازمان به فراخور سبک مدیریتی خود می تواند از آن استفاده کند.
نگاهی بر فرآیند تدوین استراتژی کسب و کار و عملیاتی به سبک بسترا
ابتدا پروفایل خود را در بسترا ایجاد کنید، یک تیم سه تا پنج نفره از خبرگان سازمان تشکیل دهید، ارکان جهت ساز سازمان را به تایید مدیران ارشد سازمان برسانید و هماهنگی های لازم جهت برگزاری جلسات تدوین استراتژی را انجام دهید.
جلسه اول: تحلیل ها و بینش های کلی
در این جلسه، از طریق پرسشنامه های استاندارد، ابتدا فاکتور های محیط کلان شناسایی، ارزیابی و رتبه بندی شده و احتمال و اثر آنها تعیین می شوند. سپس تحلیل نیروهای پنجگانه صنعت، پس از آن تحلیل رقبا، بازار، ذینفعان و تحلیل عوامل هفتگانه داخلی سازمان انجام می شود. نتایج برخی از این تحلیل ها در همین جلسه آماده می شود، اما برخی دیگر از تحلیل ها نیاز به دسته بندی نظرات دارند که در جلسه دوم به نمایش گذاشته خواهند شد.
تمام این تحلیل ها، با مشارکت تعداد نامحدودی از کارکنان و مدیران و بر پایه نظرات آنها شکل خواهد گرفت
جلسه دوم: تعیین نقاط قوت و ضعف و شناسایی فرصت ها و تهدید ها
این جلسه مهم، با مرور و بحث پیرامون تحلیل های قبلی آغاز شده و بر اساس این تحلیل ها و همچنین بر پایه تجارب و سوابق مشارکت کنندگان، نقاط قوت، ضعف، فرصت و تهدید به نظرسنجی گذاشته می شود.
جلسه سوم: جمع آوری پیشنهادات استراتژی و تصمیم در مورد اولویت هر یک
در این جلسه نیز، نتایج تحلیل های گذشته، بویژه آنچه به عنوان قوت، ضعف، فرصت و تهدید، امتیازات بالاتری گرفته است، مرور می شود و به اندازه کافی در مورد آنها بحث و تبادل نظر می شود. سپس هر یک از اعضاء پیشنهادات خود را که می تواند به عنوان یک استراتژی مطرح شود و موفقیت بلند مدت سازمان را در پی دارد، مطرح شده و پس از دسته بندی آنها، اولویت بندی می شود.
نکات مهم:
سعی کنید فرآیند تدوین استراتژی را حداقل یکبار در سال بصورت کامل و بعضی از تحلیل های آن را بصورت موردی به فراخور نیاز، انجام دهید.
دوره مناسب انجام هر تحلیل، در راهنمای آن توصیه شده است. اما بطور کلی سعی کنید استراتژی های سطح کسب و کار را هر سال و استراتژی های واحد های عملیاتی سازمان را هر 3 تا 6 ماه انجام دهید تا همواره از همسویی واحدها با اهداف و استراتژی های کلان اطمینان حاصل کنید.
با بسترا، دیگر جمع آوری اطلاعات از مدیران و سایر کارکنان سازمان به سادگی ممکن شده است. لذا سعی کنید با انجام فرآیند تدوین در دوره های کوتاه‌تر، همواره از سازگاری سازمان با شرایط متحول محیطی، اطمینان حاصل کنید.