راهنمای تدوین ارکان جهت ساز
معرفی:
ارکان جهت ساز شرکت شامل چشم انداز، ماموریت، اهداف کلان و ارزش های سازمان است و حتماً باید توسط مدیران ارشد سازمان و مدیرعامل تهیه و تنظیم گردد. چشم انداز و ماموریت در راس هرم تدوین قرار دارند و هر چه این ارکان با دقت بیشتری تهیه و تنظیم گردند، مسیر تدوین استراتژی هموار تر خواهد بود. با توجه به اهمیت این بخش، در صورت تمایل مدیران ارشد، صرفاً با هدف نظرسنجی از سایر اعضای سازمان، از این قسمت سایت استفاده کنید. به هر ترتیب، هر آنچه خروجی این قسمت است، باید حتماً به تصویب مدیران ارشد شرکت برسد.
بسترا برای برآورد مطلوبیت ماموریت و چشم انداز و تجمیع نظرات مشارکت کنندگان امکاناتی را در نظر گرفته است. در مورد ارزشها و اهداف که اختصاصی تر هستند و وابستگی بیشتری به وضعیت شرکت و سلایق مدیران ارشد دارند، صرفاً به بیان چند راهنمایی برای نگارش اکتفا می کند.
سطح استفاده:
این تحلیل هم برای سطح کسب و کار قابل استفاده است و هم در سطح وظیفه
توضیحاتی در مورد سطوح تدوین استراتژی
زمان استفاده و کاربردها:
بطور کلی چشم انداز و ماموریت نباید مکرراً دستخوش تغییرات بنیادین شوند، اما در موارد زیر ممکن است نیاز به بازنگری و/یا تغییر داشته باشند.
- هر 2 تا 5 سال یکبار بسته به میزان تلاطم محیطی که شرکت در آن فعالیت دارد (سطح کسب و کار)
- هر سال یکبار (سطح وظیفه ای)
- هر گاه که یک چرخش استراتژیک بزرگ مد نظر سازمان است
- در صورت تغییر مدیرعامل و مدیران ارشد
مشارکت کنندگان:
کلیه افراد سازمان بویژه مدیران ارشد و میانی
پیش نیاز ها:
- یک پیش نویس از بیانیه چشم انداز و ماموریت که توسط تیم خبره یا مدیرعامل تهیه شده باشد
- وارد کردن پیش نویس ها در قسمت مربوطه سایت
راهنمای تدوین چشم انداز و ماموریت:
نگارش چشم انداز و بیانیه چشم انداز فرمول مشخصی ندارد. برای نگارش بیانیه چشم انداز بیشتر از شهود و قدرت قلم استفاده کنید و با یک عبارت کوتاه، الهام بخش، واقع نگرانه، سخت ولی شدنی، جایگاه آتی شرکت خود را به تصویر بکشید. پیشنهاد بسترا این است که یک عبارت به عنوان چشم انداز بنویسید که به قدری کوتاه باشد که به سادگی تبدیل به زمزمه زیر لب کارکنان شود و بتوان در بالای سربرگ‌های رسمی شرکت، صورتجلسات و در امضای ایمیل ها نیز درج کرد. اما این عبارت کوتاه را با تفصیل و تشریح کامل شامل چند خط، در سندی به نام بیانیه چشم انداز درج کنید که در صورت بروز اختلاف نظر های احتمالی بتوان به آن رجوع کرد. با این اوصاف، می توانید از راهنمایی های زیر برای تهیه پیش نویس چشم انداز و بیانیه آن استفاده کنید:
- تصور کنید اگر همه پیش بینی های شما درست از آب درآید، پنج سال آینده چه جایگاهی در صنعت دارید؟
- چشم انداز سازمان معمولا تکیه کلام مدیران سطوح بالای سازمان است و در جلسات دائم تکرار می شود. به دنبال این جملات آرمانی آنها بگردید.
- چشم انداز چیزی است که بتوان نوشت، همه جای شرکت نصب کرد و مدام در جلسات تکرار کرد.
- آنچه که مدیران ارشد سازمان دوست دارند دائم در جلسات سطوح مختلف شرکت تکرار شود و با توجه به آن مسیر جلسات طی شود و تصمیم گیری ها انجام شود.
نگارش بیانیه ماموریت نیز فرمول مشخصی ندارد اما، کمی ساختارمندتر است. تصور کنید در آسانسور یک ساختمان هستید و شخصی از شما می پرسد "شرکتی که در آن مشغول کار هستید چه کاری می کند؟" اگر به دقت و در مدتی که تا طبقه مقصد فاصله دارید، توانستید به این پرسش پاسخ دهید، شما ماموریت شرکت خود را بیان کرده اید. می توانید با الگوبرداری از شرکت های رقیب یا وبسایت شرکت های خارجی که در صنعت مشابه شما هستند از آنها ایده بگیرید. با راهنمایی های زیر، پیش نویس بیانیه ماموریت را تهیه کنید:
با کمک تیم خبرگان ابتدا به پرسش های زیر بصورت کوتاه پاسخ دهید و پاسخ ها را در کنار یکدیگر بگذارید تا به یک جمله تبدیل شوند:
- کالا یا خدمتی که ارائه می کنید چیست؟
- مشتریان شما چه کسانی هستند؟
- در چه بازاری فعالیت می کنید؟ (داخلی، خارجی، انحصاری، رقابتی، تولیدی، خدماتی و جغرافیایی)
- از چه فناوری های پیشرفته ای بهره می برید؟
- باور ها، ارزش ها، آرمان ها و اولویت های اخلاقی در شرکت شما کدام است؟
- چه نقطه تمایز یا مزیتی نسبت به رقبا دارید؟
- تصور جامعه از شرکت شما در توجه به مسائل اجتماعی چیست؟ (خیریه، محیط زیست و سایت مسئولیت های اجتماعی)
- کدامیک برای شرکت شما اهمیت بیشتری دارد؟ بقا، رشد یا سودآوری
نکته: سعی کنید بیانیه ماموریت را در یک جمله 2 تا 3 خطی نگارش کنید که روان، قابل فهم، جهت ساز و انگیزشی باشد و از همه مهمتر، همه تیم و حتی مدیران سطوح بالای سازمان با آن موافق باشد و اگر چنین نبود، چندین بار آن را تغییر دهید و اصلاح کنید تا به سطح مناسبی از توافق برسید. محدود به پاسخ های خود یا بررسی چند وبسایت نباشید و از توانمندی نگارش خود برای بهتر جلوه دادن این جمله نیز استفاده کنید. حتی اگر لازم شد، برخی پاسخ ها را تلفیق یا حذف کنید. بیانیه ماموریت بسیار مهم است و مثل یک قطب نما، درست یا غلط بودن تک تک فعالیت های و اقدامات سازمان را مشخص می کند، پس این قسمت را با ظرافت، دقت و صرف وقت کافی انجام دهید و نسبت به تک تک واژه های آن حساسیت کافی به خرج دهید.
نگارش اهداف وابستگی بیشتری با شرایط شرکت دارند و معمولاً توسط مدیران ارشد سازمان و در مورد واحد های وظیفه ای، توسط شخص اول هر واحد ابلاغ می شود. پس ماهیت آن با تصمیم گیری مشارکتی فاصله دارد. به همین دلیل برای اظهار نظر مشارکت کنندگان در سایت بسترا گزینه ای برای آن در نظر گرفته نشده است. اما اهداف نیز برای ادامه روند تدوین مهم هستند و باید همواره در هر پیشنهاد و نظری که مشارکت کنندگان می دهند، لحاظ گردد. پس در زمان پاسخ به سئوالات، اهداف به همراه چشم انداز و ماموریت، همواره در معرض دید مشارکت کنندگان است.
اهداف کلان شرکت خود را با توجه به راهنمای زیر، با لحاظ کردن افق زمانی بنویسید. این مرحله از این نظر اهمیت دارد که استراتژی هایی که در طی فرآیند تدوین به دست می آید، با اهداف و اولویت های اصلی ترین ذینفعان شرکت (مدیرعامل، مدیران ارشد و تصمیم گیرنده یا اعضای هئیت مدیره و سهامداران)، همسو باشند. پس همواره این اهداف باید در نظر مشارکت کنندگان قرار داشته باشند. همچنین به تیم خبرگان نیز معیاری برای دسته بندی و پالایش پیشنهادات غیر مرتبط و بی فایده می دهد.
راهنمایی:
- انتظار دارید نتایج اقداماتی که انجام می دهید چه باشد؟ برای هر اقدام یا گروهی از اقدامات مشابه یک هدف بنویسید.
- اگر در سطح کسب و کار، قصد تدوین استراتژی دارید، اهداف خود را در زمینه سودآوری، رشد و توسعه، بازده سرمایه گذاری، رضایت سهامداران، شهرت برند، کمک به جامعه و مسئولیت های اجتماعی، رهبری تکنولوژی، ادامه حیات سازمان و مواردی از این دست قرار دهید.
- اگر در سطح وظیفه استراتژی تدوین می کنید به دنبال بهره وری منابع، افزایش کارآیی، کاهش هزینه ها، تسریع در فرآیند ها، توسعه فردی کارکنان و مواردی از این دست قرار دهید.
- اهداف را دسته بندی کنید و برای هر دسته بندی نیز یک هدف کلی تر بنویسید به نحوی که در پایان به 2 تا 4 هدف کلی برسید. اهداف کلی باید بدون ذکر زمان باشد. مثل نمونه زیر:
هدف (Objective) | هدف کلی یا آرمان (Goal) |
رسیدن به 10% رشد سالانه در سود سهام | افزایش سودآوری |
رسیدن به 20% نرخ بازده حقوق صاحبان سهام | |
رسیدن به 27% بازده سرمایه گذاری | |
حذف 30% از حملات امنیتی در سه ماهه اول | کاهش ریسک |
شیوه نامه:
مجدداً تاکید می شود که الزامی برای انجام این تحلیل نیست. اگر مدیران ارشد سازمان بر روی یک بیانه چشم انداز و ماموریت، اتفاق نظر دارند، از همان بیانیه ها استفاده کنید. برای این تحلیل، الزاماً نیاز به برگزاری جلسه حضوری هم نیست (هر چند بسترا تاکید دارد که تمرکز بر موضوع در جلسات حضوری بیشتر است). به منظور استفاده بهتر از زمان، شما می توانید لینک پرسشنامه را برای مشارکت کنندگان بفرستید و از آنها بخواهید که تا قبل از جلسه تدوین، نظرات خود را در مورد پیش نویس بیانیه های چشم انداز و ماموریت، وارد کنند. در صورت تمایل، یک راهنما نیز مطابق با این توضیحات یا بر اساس دانش و تحقیقات خود تهیه و به همراه لینک پرسشنامه برای مشارکت کنندگان ارسال کنید. طوری زمانبندی کنید که تا قبل از جلسه دوم (جلسه تحلیل SWOT)، تاییدیه مدیران ارشد را برای تغییرات در این ارکان گرفته باشید.
- به صفحه مطلوبیت ارکان بروید و پیش نویس تهیه شده برای چشم انداز و ماموریت را در قسمت های مشخص شده وارد کنید.
- لینک پرسشنامه را برای مشارکت کنندگان بفرستید یا از آنها بخواهید صفحه خود را بروزرسانی کنند
- به مشارکت کنندگان وقت کافی بدهید تا با آسودگی و تفکر کافی، نظرات خود را اعلام کنند.
- به صفحه "مطلوبیت ارکان" برگردید و با کلیک روی گزینه به صفحه خروجی های تحلیل بروید.
- هر یک از نظرات مشارکت کنندگان را مشاهده کنید و ترجیحاً با نظر تیم خبره، اصلاحات لازم را انجام دهید و در مورد آخرین نسخه از چشم انداز و ماموریت تصمیم گیری کنید.
- به قسمت " تکمیل ارکان جهت ساز" بروید و آخرین نسخه چشم انداز و ماموریت به همراه اهداف را در قسمت های مربوطه وارد کنید تا برای مرحله بعدی آماده شوید.
- پس از پایان پاسخگویی، پرسشنامه را غیرفعال کنید.
نکته: هرگز انتظار نداشته باشید که همه افراد مسئول اصلاح بیانیه ها، با هم اتفاق نظر صد در صد داشته باشند. بنابراین اگر هر عبارتی نظر افراد را تا حد بالایی (مثلا 70 تا 80 درصد) جذب کرد، کفایت می کند.
اکنون چشم انداز و ماموریت سازمان را به نحوی که نظرات مشارکت کنندگان در آن گنجانده شده است، در اختیار دارید و پس از تایید مدیران ارشد شرکت می توانید از آنها در تحلیل ها و اسناد استراتژیک به عنوان یک مسیریاب استفاده کنید. این بیانیه ها و اهداف در مراحل بعدی برای مشخص شدن سمت و سوی پیشنهادات استراتژی و پذیرش/رد آنها بکار گرفته خواهند شد و در پرسشنامه های بعدی همواره در معرض دید مشارکت کنندگان قرار خواهند گرفت.
