راهنمای کلی تدوین استراتژی به روش بسترا

سالهاست که تدوین استراتژی به عنوان یکی از اصلی ترین وظایف مدیران ارشد سازمان ها شناخته می شود. اما در سالهای اخیر بواسطه تغییرات سریع محیط سازمان ها، انجام این وظیفه همواره با چالش هایی از جمله وقت گیر بودن و تخصصی بودن مواجه بوده است. سازمان ها برای حل چالش تخصصی بودن فرآیند تدوین استراتژی، عمدتاً از مشاوران زبده استفاده می کنند اما چالش زمان، همچنان باقی مانده است. بعلاوه، صاحب نظران این حوزه همواره توصیه کرده اند که اولاً، فرآیند تحلیل محیط و تدوین استراتژی را با توجه به تغییرات سریع محیط، در مقاطع کوتاهتری انجام دهید و دوماً در تدوین استراتژی، از افراد بیشتری از میان خبرگان سازمان استفاده شود تا هم اطلاعات مفیدتری در تعیین برنامه های سازمان داشته باشیم و هم استراتژی های تدوین شده، پذیرش و مقبولیت بالاتری داشته باشند. اما این توصیه ها نیز چالش قبلی یعنی نیاز به زمان زیاد برای تدوین یک استراتژی مناسب را با چالش های بیشتری مواجه می کند.

معرفی:

ما در بسترا معتقدیم که نیاز سازمان های امروز به سازگاری سریع با محیط از هر زمان دیگری بیشتر است و کسب دانش و اطلاعات لازم برای تدوین مناسب ترین استراتژی ها، به چالشی اساسی در تدوین و توسعه استراتژی تبدیل شده است. بنابراین بسترا با هدف حل دو معضل اساسی در تدوین استراتژی یعنی کمبود زمان و کفایت اطلاعات، به مدیران ارشد، مدیران استراتژی و مشاوران این حوزه کمک می کند. برای حل این دو چالش، با تهیه پرسشنامه هایی که همگی بر مبنای دستورالعمل های منابع موثق حوزه برنامه ریزی استراتژیک می باشند، امکان تجمیع اطلاعات و دانش لازم از تعداد نامحدودی از افراد را فراهم کرده ایم و معتقدیم که مدیران و کارکنان سازمان، بهترین منبع اطلاعات و دانش برای تدوین استراتژی هستند که در عرض یک تا دو هفته، سازمان می تواند تحلیل های مختلف محیطی را انجام داده و به یک سند استراتژی دست یابد. بنابراین، نتایجی که از روش تدوین استراتژی به روش بسترا به دست می آید، به شدت بستگی به میزان درایت و بینش افراد و نخبگانی دارد که در آن مشارکت می کنند. با اینحال اذعان می گردد که تصمیم آخر در پذیرش یا رد این پیشنهادات باید توسط مدیران ارشد (مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره) سازمان اتخاذ گردد.

پیش نیاز ها:

قبل از برگزاری جلسات تدوین استراتژی، اطمینان حاصل کنید که موارد زیر انجام شده باشد:

حساب کاربری خود را در بسترا ایجاد کنید، شماره موبایل خود را تایید و پروفایل شرکت را تکمیل کنید.
یک تیم 3 تا 5 نفره از خبرگان شرکت انتخاب کنید. در برخی از تحلیل ها، نیاز است چکیده نظرات تیم خبرگان نیز در تحلیل ها استفاده شود. لذا راهنمای تحلیل ها را از قبل بخوانید و اطمینان حاصل کنید که پیش نیاز های هر تحلیل به درستی انجام شده است.
ارکان جهت ساز شرکت شامل چشم انداز، ماموریت، اهداف کلان و ارزش های سازمانی تعیین و به تصویب مدیران ارشد سازمان رسیده باشد (برای تعیین چشم انداز و ماموریت، می توانید از پرسشنامه ها و راهنمای مربوطه موجود در سایت نیز استفاده کنید).

نقش ها در بسترا

نماینده سازمان:

نماینده سازمان که احتمالاً مدیرعامل یا مدیر برنامه ریزی استراتژی است، شخصی است که متولی تدوین استراتژی سازمان است. نماینده، مسئول مدیریت پرسشنامه ها و آماده سازی آنها و ساخت حساب کاربری و وارد کردن اطلاعات شرکت و بطور کلی اجرای فرآیند تدوین استراتژی در سایت بسترا است. نماینده باید دانش کافی از فرآیند برنامه ریزی استراتژیک، اصطلاحات و ابزارهای آن و توان کافی در تشریح و توضیح این فرآیند به زبانی ساده به مشارکت کنندگان و تیم خبره را داشته باشد. مخاطب تمام راهنما های تحلیل های بسترا، نماینده است و او تسهیل گر فرآیند تدوین به روش بسترا است. نماینده، ادبیات (معمولاً) غیرحرفه ای حاصل از نظرات مشارکت کارکنان را به ادبیاتی حرفه ای متناسب با فضای علم استراتژی ترجمه می کند. همچنین، نماینده باید از قابلیت هایی مثل کنترل جلسات و اختلاف نظرات نیز به خوبی آگاه باشد.

تیم خبره:

نماینده برای تدوین استراتژی به روش بسترا، نیاز به یک تیم خبره دارد. تیم خبره، تیمی متشکل از 3 تا 5 نفر است که در برخی از تحلیل ها لازم است میانگین نظرات آنها از قبل ثبت گردد تا وزن متعادلی به نظرات مشارکت کنندگان بدهد و در پالایش پاسخ های متنی به نماینده کمک کنند. توصیه می گردد افرادی در این تیم حضور یابند که دیدگاه برون سازمانی آنها فراتر از مرزهای شرکت باشد و به عبارتی اطلاعات آنها از صنعت دقیق تر باشد.

مشارکت کنندگان:

افرادی در درون و یا حتی بیرون از سازمان هستند که در نظرسنجی های بسترا شرکت می کنند و چکیده دانش و اطلاعات خود را در قالب پرسشنامه های مختلف ارائه می دهند و بسته به هر نظرسنجی، باید دارای ویژگی های خاصی باشند. این ویژگی ها در دستورالعمل هر تحلیل بصورت پیشنهادی توصیه شده است.

در نهایت باید گفت که کیفیت استراتژی های حاصله از روش بسترا، اولاً به کیفیت مشارکت کنندگان و نظرات آنها، سپس به کیفیت آموزش و توضیحات نماینده در مراحل مختلف فرآیند و در انتها به پالایش و دسته بندی بستگی دارد که تیم خبره و نماینده انجام می دهد.

سطح استفاده:

نکاتی در مورد سطوح تدوین استراتژی:

طبق تعریف، سه سطح در تدوین استراتژی وجود دارد، سطح کلان، کسب و کار و وظیفه ای

تدوین استراتژی در سطح کل: معمولاً به شرکت های هلدینگ یا مادر مربوط می شود و به تصمیم گیری در خصوص تاسیس یک شرکت و تعیین حوزه فعالیت آن و جایگاه آن در زنجیره ارزش صنعت مربوط می شود. این سطح موضوع بحث سایت بسترا نیست.

تدوین استراتژی در سطح کسب و کار: رقابت ها و همکاری بین شرکت ها معمولا در این سطح اتفاق می افتد و به همین دلیل موضوع برنامه ریزی استراتژیک بیشتر در این سطح معنی پیدا می کند. اصلی ترین دغدغه این سطح، کسب درآمد و سود است.

تدوین استراتژی در سطح وظیفه: هر شرکت شامل واحد های عملیاتی مثل واحد (دپارتمان/ معاونت/ و ...) مالی، بازاریابی، منابع انسانی، پشتیبانی و ... است و ممکن است به فراخور نوع صنعت و شرکت بسیار متفاوت باشند. این واحد ها نیز نیازمند تصمیم گیری های استراتژیک هستند. اصلی ترین دغدغه این سطح افزایش بهره وری، ارتقاء دانش پرسنل و بهینه کردن کارهاست.

فرآیند تدوین استراتژی به روش بسترا برای تدوین استراتژی های کسب و کار استفاده می شود. اغلب آنها برای تدوین استراتژی های وظیفه‌ای یا عملیاتی نیز کاربرد دارد.

تحلیل های موردی

شما می توانید، برخی از تحلیل های بسترا را به فراخور نیاز، به صورت موردی نیز انجام دهید و در صورتی که آن تحلیل پیش نیاز دارد، از داده های قبلی استفاده کنید. مقاطع زمانی که هر سازمان نیاز به یک تحلیل خاص دارد، در راهنمای هر تحلیل پیشنهاد شده است. اما با این حال، توصیه می شود هر 6 ماه تا یکسال، بسته به ماهیت و تلاطم صنعت خود، کل این فرآیند را انجام دهید.

تعداد جلسات تدوین به روش بسترا

فرآیند تدوین استراتژی به روش بسترا، بسته به بلوغ سازمان و همکاری مشارکت کنندگان، می تواند بین حداقل 3 تا حداکثر 6 جلسه (یک تا دو هفته) باشد. این فرآیند به همین جلسات نیز ختم نمی شود و در بین جلسات نیز فعالیت ها و تکالیفی برای انجام وجود دارد. شما به فراخور شرایط درون سازمانی خود، از هر تعداد جلسه که لازم می دانید استفاده کنید، به هر حال، فرآیند پیشنهادی ما برای 3 جلسه با فرض آماده بودن ارکان جهت ساز به شرح زیر است:

جلسه اول (بینش های کلی): شامل انجام تحلیل های محیط کلان، احتمال و اثر، تحلیل صنعت با روش پنج نیروی پورتر، سیمای رقابت، بوم استراتژی (مرحله 1)، جهت گیری کلان با روش SPACE، تحلیل ذینفعان (مرحله 1)، هفت عنصر داخلی با روش 7S مکنزیمی باشد. پس از آن باید توضیحاتی در مورد وظایف و فعالیت های بین جلسه اول و دوم یعنی مراحل دوم بوم استراتژی و ذینفعان ارائه کنید.
بین جلسات اول و دوم، نماینده و تیم خبره بلافاصله به پالایش و دسته بندی نظرات مراحل اول بوم استراتژی و ذینفعان می پردازند و لینک مراحل دوم این پرسشنامه ها را برای مشارکت کنندگان ارسال می کنند و از آنها می خواهد تا قبل از جلسه دوم، به آن پاسخ دهند.
جلسه دوم (جلسه SWOT): این مهمترین جلسه است. نتایج جلسه اول را مرور و تشریح کنید و اجازه دهید پیرامون آنها کمی بحث و گفتگو شود. سپس پرسشنامه های فرصت ها، تهدید ها، قوت ها و ضعف ها رامطابق راهنماها به پیش ببرید. پس از آن وظایف بین جلسه دوم و سوم، شامل نحوه ضریب دهی، امتیاز دهی، تحلیل مزیت رقابتی و زنجیره ارزش را با توجه به دستورالعمل هر پرسشنامه، برای مشارکت کنندگان تشریح کنید.
بین جلسات دوم و سوم، نماینده و تیم خبره بلافاصله به پالایش نظرات پرسشنامه های فرصت ها، تهدید ها، قوت ها و ضعف ها می پردازند و پس از آن نماینده، پرسشنامه مقایسه، تحلیل مزیت رقابتی و زنجیره ارزش را برای مشارکت کنندگان ارسال می کند و از آنها می خواهد تا قبل از جلسه سوم، به آن پاسخ دهند.
جلسه سوم (جلسه تصمیم گیری): نتایج جسات اول و دوم را مرور کنید و اجازه دهید به اندازه کافی پیرامون آنها بحث و تبادل نظر شود. سپس، مطابق راهنما، پرسشنامه پیشنهادات را اجرا کنید و پس از آن وظایف بعد از جلسه سوم را شامل چگونگی انجام پرسشنامه اولویت بندی تشریح کنید.
پس از جلسه سوم، نمایند و تیم خبره بلافاصله به پالایش نظرات پرسشنامه پیشنهادات می پردازند و لینک پرسشنامه اولویت بندی را آماده و برای مشارکت کنندگان ارسال می کنند. پس از انجام این مرحله، سفر تدوین استراتژی به پایان می رسد.

دانش مدیران

طبیعتاً اغلب کارکنان و مدیران سازمان اشراف کافی بر علم و ادبیات مدیریت استراتژیک ندارند، اما باید گفت با این وجود شما برای تدوین استراتژی به دانش و اطلاعات همه مدیران و کارکنان احتیاج دارید. با بسترا می توانید این اطلاعات را بسادگی و به سرعت تجمیع و دسته بندی کنید و بکار بگیرید. پس نه تنها مانع از حضور مدیران و افراد دارای بینش مناسب نشوید، بلکه از ابتدای اولین جلسه آنها را تشویق کنید که در طی مراحل و جلسات تدوین استراتژی، هر ایده و نظری که پس از دیدن خروجی تحلیل ها یا در خلال مباحثات، به ذهن آنها می رسد را یادداشت کنند و در مراحل بعدی بویژه در مرحله ارائه پیشنهادات با هر ادبیاتی که برای آنها ساده تر است، وارد کنند و هرگز انتظار عبارات حرفه ای و مبتنی بر دانش استراتژی نداشته باشید. شما می توانید تمام این اطلاعات را پالایش و دسته بندی کنید و به آنها ساختار دهید.

امیدواریم بتوانیم در تدوین استراتژی و در پی آن، تسریع در سازگاری شرکت با تغییرات محیطی مفید باشیم. موفق باشید.