راهنمای تحلیل ذینفعان

معرفی:

تحلیل ذینفعان فرآیندی است که در آن ذینفعان داخلی و خارجی که از کسب و کار ما تاثیرپذیرند یا بر آن اثرگذارند شناسایی و تحلیل می شوند و اولویت ارتباط با آنها مشخص شود. پس این تحلیل به ما در شناسایی نیازها و انتظارات ذینفعان کلیدی شرکت، یا واحد وظیفه ای کمک می کند. ذینفعان، بسته به اینکه تا چه حد با اهداف کسب وکار ما همسو هستند و تا چه حد بر کسب و کار ما اثرگذار هستند به گروه های مختلفی تقسیم می شوند. در این تحلیل، ابتدا به شناسایی ذینفعان می پردازیم و سپس آنها را در چهار گروه، دسته بندی می کنیم. پس از این دسته بندی، نحوه تعامل و به عبارتی استراتژی تعامل با این ذینفعان بسته به اینکه در کدام دسته بندی قرار گرفته اند، مشخص می شود. هدف از این تحلیل، ایجاد فرآیندی است که طی آن ارتباطات ما با افرادی که بر کسب و کار ما اثرگذار هستند، به بهترین حالت باشد.

ابزار:

ماتریس تحلیل ذینفعان

صفحه مربوطه در سایت:

صفحات " تحلیل ذینفعان (مرحله 1)" و "تحلیل ذینفعان (مرحله 2)"

سطح استفاده:

این تحلیل هم برای سطح کسب و کار قابل استفاده است و هم برای سطح وظیفه ای

زمان استفاده و کاربردها:

ترجیحا هر سال یکبار برای سطح کسب و کار و هر 3 تا 6 ماه یکبار برای سطح وظیفه ای
هرگاه قرارداد جدیدی با پیمانکاران، توزیع کنندگان و تامین کنندگان منعقد گردد
هرگاه در پی تغییرات در استراتژی، بخش‌بندی جدیدی از مشتریان، به مجموعه مشتریان ما اضافه گردد
و بطور کلی هر گاه تغییر (یا احتمال تغییر) در ذینفعان شرکت اتفاق افتد (پیش بینی شود)

مشارکت کنندگان:

هر مدیری (بویژه مدیران ارشد و معاونان) که ذینفعان داخلی و خارجی را به خوبی بشناسد و درک به‌روز و دانش بالایی از نیاز و خواسته های آنها داشته باشد.

توضیحات:

ذینفعان، کسانی هستند که بر کسب و کار ما اثرگذار هستند و/یا از آن اثرپذیر هستند. آنها زمینه و بستر لازم برای کسب و کار و درآمدزایی ما را فراهم می کنند، پس شناسایی آنها بسیار مهم است. بسیاری از تصمیمات استراتژیک (حدودا نیمی از آنها) به این دلیل شکست می خورند که به انتظارات ذینفعان و اطلاعاتی که نزد ذینفعان کلیدی قرار داشته است، بی توجهی شده است. هر شخص، همکار، شرکت، گروه یا نهاد اجتماعی که از شما انتظاراتی دارد یک ذینفع است. پس دیدگاه خود را در این مرحله کلی تر کنید تا ذینفعان بیشتری را بشناسید. مشتریان، کارمندان، مدیرعامل، مدیران ارشد، هیئت مدیره، سرمایه گذاران، تأمین کنندگان، جوامع بزرگتر و محیط زیست از جمله ذینفعان یک شرکت هستند. همچنین برای یک واحد درون سازمان، ذینفعان می توانند، واحد های دیگر، پیمانکاران، نهادهای حکومتی و .... باشد (مثلا همه پرسنل سازمان ذینفع واحد منابع انسانی است).

در شناسایی ذینفعان، دو فاکتور اثرگذاری و اهمیت، (که البته در منابع مختلف با نام های مختلفی عنوان شده است) مهم هستند. این عوامل به شرح زیر تعریف می شوند:

اثر گذاری بالا: ذینفع بواسطه داشتن قدرت، منابع، اطلاعات و ارتباطات می تواند بر تصمیمات سازمان/واحد اثر گذار باشد و مسیر کسب و کار یا فعالیت آن را متوقف کرده یا تغییر دهد.

اهمیت بالا: نیازها، انتظارات، علایق و موضوعات مهم از نظر ذینفع با اهداف سازمان/واحد بیشترین همسویی را دارد.

شیوه نامه:

این تحلیل طی دو مرحله انجام می شود:

در مرحله اول، افرادی را که با مشتریان در تعامل هستند و دانش و بینش لازم برای تشخیص نیازهای مشتریان را دارند، به جلسه تدوین استراتژی دعوت کنید. (با بسترا، محدودیتی در تعداد مشارکت کنندگان نیست و حتی الزامی به حضور فیزیکی آنها نیز وجود ندارد لذا می توانید جلسه را بصورت آنلاین برگزار کنید)
لینک پرسشنامه را برای مشارکت کنندگان ارسال کنیدیا از آنها بخواهید صفحه خود را بروزرسانی کنند
در صورت نیاز، توضیحاتی مطابق این راهنما یا بر اساس دانش و تحقیقات خود در مورد روش و اهمیت این تحلیل به مشارکت کنندگان ارائه دهید.
پس از انجام مرحله اول، نظرات مشارکت کنندگان را با کمک تیم خبره پالایش کنید (حتماً راهنمای پالایش را ملاحظه کنید)
در مرحله دوم، نظرات پالایش شده را از طریق انتخاب لینک مربوطه، در اختیار مشارکت کنندگان قرار دهید
از آنها بخواهید مطابق راهنما، پرسشنامه را تکمیل کنند
پس از پایان پاسخگویی، پرسشنامه را غیرفعال کنید.

اکنون ماتریسی در اختیار دارید که تعداد، اهمیت (بر اساس تکرار توسط مشارکت کنندگان) و جایگاه ذینفعان شرکت را به شما نشان می دهد و حتی بطور کلی نحوه ارتباط با آنها را نیز برای شما مشخص کرده است. در مراحل بعد، این ماتریس می تواند به شما کمک کند تا پیشنهادات بهتری برای استراتژی های تعامل با این ذینفعان را بصورت مصداقی ارائه کنید. پس مجدداً این ماتریس را در زمان ارائه پیشنهادات در اختیار مشارکت کنندگان قرار دهید.