راهنمای تحلیل SWOT
راهنمای تصویری مشارکت کنندگان (قوت و ضعف)
راهنمای تصویری مشارکت کنندگان (فرصت و تهدید)
معرفی:
تحلیل SWOT، بنیاد برنامه ریزی استراتژیک در مرحله تدوین است و اهمیت آن به قدری است که گاهی برنامه ریزی استراتژیک را معادل آن می دانند. این تحلیل شامل جمع آوری و به تصویر کشیدن اطلاعاتی در مورد فاکتور های داخلی و خارجی سازمان است که بر کسب و کار اثرگذار هستند یا ممکن است اثرگذار باشند. این تحلیل یکی از فراگیرترین تحلیل ها در میان سازمان هاست و جزء لاینفک یک سند استراتژی و پایه و اساس هر پیشنهاد استراتژی است. هدف از این تحلیل شناسایی قوت ها و ضعف هایی است که باید آنها را به فرصت ها و تهدیدات محیطی پیوند دهیم.
صفحه مربوطه در سایت:
صفحات مربوطه " فرصت ها"، " تهدید ها"،" قوت ها" و" ضعف ها"
سطح استفاده:
این تحلیل هم برای سطح کسب و کار قابل استفاده است و هم در سطح وظیفه
زمان استفاده و کاربردها:
- ترجیحا هر 3 ماه تا 6 ماه بسته به نرخ تغییرات محیطی در صنعت
- پس از وقوع یا در صورت احتمال وقوع یا تغییر اساسی در فاکتور های محیط خرد و کلان
- در صورتی که قصد ورود به یک بازار جدید را دارید و می خواهید پتانسیل آن بازار را برآورد کنید
- در صورتی که قصد تنوع بخشیدن به محصولات و معرفی یک محصول جدید را دارد
- در صورت بروز (یا احتمال بروز) هر پدیده ای در درون یا بیرون از سازمان که می تواند بر کسب وکار اثراتی داشته باشد
مشارکت کنندگان:
توصیه می گردد در این تحلیل از کلیه افراد سازمان شامل مدیران ارشد و میانی، افرادی که با مشتریان، پیمانکاران، عرضه کنندگان و تامین کنندگان و توزیع کنندگان ارتباط نزدیک دارند، پرسنل بازاریابی، منابع انسانی، و واحد های تولید و عملیات و بطور کلی افرادی که درک مناسبی از بازار و محصولات شرکت و رقبا دارند و/یا از اوضاع داخل شرکت اطلاعات مناسبی دارند، شرکت کنند.
توضیحات:
از این تحلیل زمانی باید استفاده شود که مشارکت کنندگان طی انجام تحلیل های قبلی، به آمادگی ذهنی کافی در مورد محیط درون و بیرون سازمان رسیده اند و به اندازه کافی در مورد آنها بحث و گفتگو کرده اند و نظرات خود را با هم به اشتراک گذاشته اند. سعی کنید در جلساتی که به این تحلیل اختصاص دارند، تا جای ممکن ذهن مشارکت کنندگان را با مرور اخبار و تحلیل های مختلف از جمله تحلیل هایی که طبق راهنمای کلی سایت عنوان شده است، آماده کنید.
تهدید ها و فرصت های محیط صنعت، رویدادها، روندهای اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی، سیاسی، قانونی، تکنولوژیکی و رقابتی هستند که خارج از کنترل سازمان می باشند، اما می توانند مستقیماً (یا غیر مستقیم) به سازمان منفعت رسانده (فرصت) یا باعث زیان آن شوند (تهدید). برای شناسایی آنها می توانید از نتایج تحلیل های محیط کلان، پنج نیرو، ذینفعان، سیمای رقابت (که همگی در بسترا قابلیت انجام دارند) و هر تحلیل دیگر و البته دانش، بینش و تجارب خود استفاده کنید. شناسایی، نظارت و ارزیابی مستمر آنها می تواند تضمینی برای موفقیت سازمان باشد. به منظور تحلیل بهتر می توانید به موارد زیر توجه کنید اما خود را محدود به این موارد نکنید:
- نقاط ضعف و قوت هر کدام از بازیگران صنعت
- اهداف و استراتژی های رقبا و سوابق دستیابی و اجرای آنها
- واکنش رقبا به فاکتور های اثر گذار محیط دور
- واکنش رقبا به استراتژی های ما
- میزان آسیب پذیری ما در برابر واکنش آنها
- سهولت ورود شرکت های جدید به صنعت
- توان مشتریان، تامین کنندگان و توزیع کنندگان در مقابل شرکت های این صنعت
- میزان تمایل به همکاری رقبا با ما یا با یکدیگر در صورت لزوم
- و از همه مهمتر، امکان عرضه محصولاتی، هر چند متفاوت با محصولات و خدمات ما، توسط شرکت هایی خارج از صنعت ما که بتوانند نیاز های مشابهی از مشتریان ما را رفع کنند
قوت ها و ضعف ها یعنی در کدام زمینه ها عالی هستیم و در کدام زمینه ها مشکلات مزمن و متعددی داریم؟ استفاده از فرصت ها و دوری از تهدید های محیطی نیازمند قابلیت هایی در درون شرکت است. توجه کنید که ما درباره مواردی صحبت می کنیم که حفظ، تقویت یا رفع آنها در کنترل شرکت است و می توانیم با اختصاص منابع و تلاش مضاعف آنها را بهبود دهیم. به عبارت دیگر این قوت ها و ضعف ها عموماً در میان واحد های وظیفه ای (منابع انسانی، بازاریابی، فروش، تولید و ...) قرار دارد و نسبت به میانگین صنعت سنجیده می شوند. برای شناسایی بهتر قوت ها و ضعف ها، می توانید از تحلیل های SWOT واحد های وظیفه ای و استراتژی های آنها، تحلیل 7 عنصر داخل سازمان، تحلیل مزیت رقابتی و تحلیل زنجیره ارزش (که همگی در بسترا قابلیت انجام دارند) و هر تحلیل دیگر و البته دانش، بینش و تجارب خود نیز استفاده کنید. همچنین از الگوبرداری یا Benchmarking رقبا غافل نباشید، چراکه قوت ها و ضعف ها معمولاً در مقایسه با رقبا معنی پیدا می کنند. برای تحلیل محیط داخل سازمان به موارد زیر توجه کنید:
- آیا روابط خوبی بین واحد ها برقرار هست و آنها در هماهنگی کامل با یکدیگر هستند؟
- آیا تولید و بازاریابی متناسب با هم هستند و این دو متناسب با تقاضای بازار هست؟
- سیستم توزیع، محصولات ما را در زمان و مکان مناسب به دست مشتریان می رساند؟
- آیا سیستم انبارداری ما از سیستم توزیع حمایت لازم را می کند؟
- آیا اهداف بلند مدت مشخصی داریم و آیا همه کارکنان از این اهداف مطلعند؟
- آیا پیش بینی ها و برنامه ریزی های ما درست از آب در می آید؟
- آیا کارکنان شرح وظایف خود را می دانند؟
- آیا هر کس در شرکت فقط از رئیس خود دستور می گیرد یا ممکن است از چند نفر همزمان دستور دریافت کند؟
- آیا می توانیم نیرو کار مناسب و کافی را در زمان مناسب استخدام کنیم؟
- آیا سیستم ارزیابی عملکرد مناسبی داریم؟
- انگیزه کارکنان در چه سطحی است؟
- آیا شغل هر فرد متناسب با سوابق و تحصیلات وی هست؟
- در مورد مشتریان چه، آیا نیاز آنها تجزیه و تحلیل می شود؟
- روابط ما با پیمانکاران و شرکاء چگونه است؟
- آیا مواد اولیه لازم یا خدمات فنی از آنها سر وقت و با کیفیت مناسب تامین می شود؟
- جایگاه برند ما چگونه است؟
- اعتبار یا شهرت ما نزد مشتریان در چه حدی است؟
- مشتریان در باره کیفیت محصولات و خدمات ما چه نظری دارند؟
- قیمت های ما مطابق با انتظارات مشتریان هست؟
- آخرین اطلاعات از تغییرات بازار و سلایق مشتریان به روز هست؟
- آیا سیستم های اطلاعاتی شرکت از فرآیند های داخلی پیشتیبانی می کند؟
- اوضاع مالی شرکت چگونه است؟
- آیا بودجه های مصوب سروقت به پروژه ها می رسد؟
- در حال حاضر چه عواملی مانع از انجام کار های ما می شوند و ما را از رسیدن به اهداف خود، بازمی دارد؟
- احتمال دارد در آینده چه عواملی مانع از انجام کارهای ما شوند و ما را از رسیدن به اهداف خود، بازدارد؟
با تمام جذابیت ها و طرفدارانی که تحلیل SWOT دارد، در یک مورد قابل نقد است و آن این است که این ابزار، صرفا تصویرگر شرایط فعلی شرکت است و ممکن است با کوچکترین تغییری در درون یا بیرون از سازمان، دستخوش تغییر شود. برای حل این نگرانی، توصیه شده است که این تحلیل (و بطور کلی فرآیند تدوین) در مقاطع زمانی کوتاهتری تکرار شود.
پیش نیاز ها:
- پیش نیاز اصلی این قسمت، دانش، مطالعه و انجام تحلیل های مختلف است تا ذهن مشارکت کنندگان آماده باشند.
- در صورتی که امکان دارد، به مشارکت کنندگان فرصت بیشتر، حتی چند روز، بدهید تا از جامعیت نظرات اطمینان حاصل کنید.
- برای کسب و جمع آوری نظرات، اطمینان حاصل کنید که تحلیل های قبلی به درستی انجام شده است و می توانید آنها را در معرض دید مشارکت کنندگان قرار دهید.
- اگر قبلاً اقدام به تدوین استراتژی های وظیفه ای کرده اید، اهم این استراتژی ها و تحلیل SWOT هر واحد وظیفه ای را نیز مرور کنید (صرفاً در سطح کسب و کار).
شیوه نامه:
- پس از انجام پیش نیاز های این تحلیل، مدیران و کارکنانی که مطالعه، دانش و بینش لازم برای تدوین استراتژی را دارند، به جلسه تدوین استراتژی دعوت کنید. (با بسترا، محدودیتی در تعداد مشارکت کنندگان نیست)
- حتماً توضیحاتی مطابق این راهنما یا بر اساس دانش و تحقیقات خود در مورد اهمیت این تحلیل به مشارکت کنندگان ارائه دهید. تاکید کنید که این قسمت از فرآیند تدوین استراتژی از حیاتی ترین بخش های آن است و هرچه در این قسمت حساسیت بیشتری به خرج دهید در حقیقت مصالح و مواد اولیه مناسب تری برای تدوین استراتژی ها تهیه کرده اید. همچنین گوشزد کنید که ممکن است مرز مشخصی بین این 4 فاکتور وجود نداشته باشد و صرفاً بر اساس باورهای خود، نظرشان را اعلام کنند. مثلا ممکن است مدیر بازاریابی یک شرکت تامین کننده اینترنت، همه گیری کرونا را یک فرصت تلقی کند، اما مدیر منابع انسانی همین شرکت، آن را تهدید بداند.
- از مشارکت کنندگان بخواهید که نظرات بصورت شفاف و واضح نوشته شود تا شما در زمان پالایش اطلاعات با چالش کمتری مواجه شوید. یک فرمت شخصی سازی شده ارائه کنید تا شفافیت نظرات بهتر شده و نظرات با فرمت مشابهی درج شود. مثلاً "همه گیری کرونا که باعث احتمال بیماری پرسنل و ناتوانی آنها در انجام کارشان می شود" که فرمت آن به این صورت می شود ".......... که باعث/ منجر به/...... می شود".
- یکی دیگر از اهمیت هایی که ذکر آن خالی از لطف نیست این است که این تحلیل، علاوه بر استفاده در قسمت پیشنهادات استراتژی، پایه و اساس تحلیل های دیگری از جمله، تحلیل مزیت رقابتی، تحلیل توانمندی درون سازمانی، تحلیل واکنش به محیط، پیشنهاد استراتژی غالب و جهت گیری کلی، تحلیل زنجیره ارزش و تحلیل های دیگر نیز می باشد.
- لینک پرسشنامه را برای مشارکت کنندگان ارسال کنیدیا از آنها بخواهید صفحه خود را بروزرسانی کنند
- به صفحه مربوطه (" فرصت ها"، " تهدید ها"،" قوت ها" و" ضعف ها") برگردید و با کلیک روی گزینه به صفحه خروجی های تحلیل بروید.
- نظرات مشارکت کنندگان را با کمک تیم خبره پالایش کنید (حتماً راهنمای پالایش را ملاحظه کنید)
- پس از پایان پاسخگویی، پرسشنامه را غیرفعال کنید.
اکنون لیستی از چهار فاکتور اصلی و مهم (نقاط قوت و ضعف، تهدید ها و فرصت ها) در اختیار دارید که پایه و اساس پیشنهادات استراتژی را تشکیل می دهند. در مراحل بعدی این لیست را برای ارائه پیشنهادات استراتژی در اختیار مشارکت کنندگان قرار دهید.
